Workflow-Management bei der STAWAG

MBS liefert roten Faden für Störfallmanagement, Baumaßnahmen und IT-Beschaffung

Aachen/Paderborn, 2002

Die Stadtwerke Aachen AG (STAWAG), größtes Energie- und Wasserversorgungsunternehmen in der Region Aachen, hat nach einjährigem Auswahlverfahren die Mettenmeier Business Solutions GmbH (MBS) damit beauftragt, Teile ihrer Unternehmensprozesse ganzheitlich und prozessorientiert durch ein Workflow-Management-System zu unterstützen. Zielsetzung ist eine weitreichende Automatisierung und Beschleunigung der Abläufe und die Erhöhung der Transparenz. Zudem sollen bestehende Systeme wie SAP R/3, Oracle oder Smallworld GIS in das Workflowsystem integriert werden.

Die Entscheidung für die MBS fiel Ende 2002 nach einem durchdachten, methodischen Auswahlverfahren. Nach zwei vorgelagerten Auswahlrunden für Technologie und Berater kam MBS in die Endrunde und musste innerhalb eines viertägigen Workshops mit IBM Lotus Workflow einen Piloten erstellen, bei dem bestimmte Workflow-Applikationen unter Berücksichtigung der Systeme SAP R/3, Oracle und Smallworld GIS zu realisieren waren. "Die MBS konnte in der vorgegebenen Zeit die Anforderungen erfüllen und überzeugte sowohl durch ihre EVU-spezifische Fachkompetenz als auch durch ihre Lösungskompetenz im Bereich der eingesetzten Technologien", bestätigt der IT-Koordinator Frank Will von der STAWAG.

Browserorientierte Workflow-Anwendungen auf Basis von Lotus Workflow

Die STAWAG einigte sich mit der MBS auf einen Rahmenvertrag, der eine mehrjährige Zusammenarbeit vorsieht. Zunächst werden Workflow-Applikationen zur Durchführung und Nachbereitung für die Vorgänge Schadens- und Störungsmeldung, IT-Anforderung inkl. Bestellvorgang sowie Planvereinbarungsverfahren realisiert. Die Workflow-Anwendungen werden vollständig mit Internettechnologien realisiert, so dass der Zugriff auf das System mit handelüblichen Browsern sowohl innerhalb des Unternehmens als auch durch Geschäftspartner von außerhalb des Unternehmens möglich wird. Der Einsatz von Lotus Notes als Mailsystem ist dabei nicht erforderlich, vielmehr wird die vorhandene Exchange-Infrastruktur verwendet. Die Anwendungen basieren auf der strategischen Workflow-Management-Plattform "Lotus Workflow" der Firma IBM, welche insbesondere den Anforderungen dynamischer Unternehmen an Messaging- und Web-Anwendungen gerecht wird und als flexibles Workflow-Management-System die Prozessgestaltung optimiert. Zudem erlauben ein dediziertes Berechtigungskonzept und sichere Authentifizierungsmechanismen den Zugriff sowohl intern wie auch extern über das Internet.

Workflow für Schadens- und Störungsmeldungen

Die Workflow-Anwendung für Störungs- und Schadensmeldungen soll für die Standardisierung und Vereinfachung der Erfassung von Störungsinformationen sorgen, die mit Hilfe einer automatisierten Vorgangssteuerung alle Bearbeitungsstationen von der Meldung über die Störungsbearbeitung bis hin zu statistischen Auswertungen mit einschließt. Zudem ist die Integration der Zielsysteme SAP R/3 und Smallworld GIS für die weitere Bearbeitung der Meldungen vorgesehen, sodass eine durchgängige Abwicklung ohne unnötige Medienwechsel möglich wird.

Workflow für IT-Beschaffung

Die IT-Bestellanforderungen der STAWAG werden ebenfalls durch eine Workflow-Anwendung automatisiert. Von der Anforderung und internen Genehmigung bis zur Übernahme in das SAP-System (Banf) des Einkaufs werden die Prozesse der IT-Beschaffung vollständig elektronisch abgewickelt. Neben der automatisierten Vorgangssteuerung tragen vor allem die Standardisierung der Erfassung von Bestellanforderungen, die unmittelbare und sachgerechte Kontierung der Anforderung sowie die Integration des Zielsystems SAP R/3 zu einer Beschleunigung des Beschaffungsvorgangs und zur Erhöhung der Transparenz bei.

Elektronische Projektakte für Baumaßnahmen

Die Abwicklung des Planvereinbarungsverfahrens der STAWAG erfolgt künftig als Workflow in einer elektronischen Umlaufmappe, die von den Abteilungen, Planern und Entscheidern bearbeitet und ergänzt wird. Durch eine parallele und durchgängige elektronische Bearbeitung der Umlaufmappe und eine elektronische Steuerung der Vorgänge wird zu einer Beschleunigung des Planvereinbarungsverfahrens beigetragen. Zudem wird eine transparente Übersicht über alle Planungsverfahren aus den unterschiedlichen Blickwinkeln der Planung, Entscheidung und Durchführung geschaffen.