Nashuatec beschleunigt Rechnungsprüfung

Workflow-System von Mettenmeier zur Prüfung von Eingangsrechnungen sorgt für Effizienzsteigerung

Die größten Einsparpotenziale von Unternehmen liegen häufig im geschäftlichen Alltag. Die Prüfung einer Rechnung ist ein typisches Beispiel dafür, wie ein einzelner Vorgang verschiedene Abteilungen durchläuft und auf seinem Weg kontinuierlich Ressourcen bindet. Vom Posteingang über die Prüfung und Freigabe bis zur Archivierung fallen Tätigkeiten an, die zwar notwendig, im Kern aber unproduktiv und damit nicht wertschöpfend sind. Zudem kommt es durch einen manuellen, zeitaufwändigen Prozess häufig zum Verlust von Skonti-Beträgen - ein idealer Ansatzpunkt also, um mit Hilfe eines Workflow-Systems die unproduktive Zeit zu verkürzen und den Prozess zu optimieren.

Dies hat frühzeitig auch die NRG Deutschland GmbH erkannt und beauftragte die Prozess-Management-Spezialisten der Mettenmeier GmbH Business Solutions mit der Einführung eines optimierten Prozessmodells zur Prüfung von kreditorischen Eingangsrechungen mit Unterstützung eines Workflow-Systems. Ziel des Projektes war es, die Durchlaufzeiten der Rechnungsprüfung so zu steuern, dass Mahnungen vermieden, Skonti-Beträge einbehalten und die Transparenz der Vorgänge erhöht werden können. Zudem sollte der Prozess so gestaltet sein, dass mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern eine größere Anzahl von Rechnungen bearbeitet werden können.

Nahezu jede Abteilung profitiert heute bei Nashuatec von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsprüfung:

  • Unterstützung der Buchhaltung durch Ersatz der nicht mehr zeitgemäßen terminalbasierten Erfassungsmaske durch eine benutzerfreundliche Notes-Maske
  • Automatisierte Einspeisung der Buchungsdaten in eine Importschnittstelle des AS/400 Buchhaltungssystems
  • Ablösung der alten papierbasierten Prüfung und Weiterleitung von Rechnungsbelegen durch einen automatisierten elektronischen Transport
  • Stets aktueller Überblick über den Stand der Vorgangsbearbeitung
  • Minimierung des Erfassungsaufwandes in der Buchhaltung
  • Automatische Überleitung der buchungsrelevanten Daten in die DB2-Datenbank des Buchhaltungs-Systems